イベントを企画・運営する方法

様々なイベントで使いまわせる企画の組み立て方と運営する方法をまとめてみました。

準備


企画を考える
いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どうやって、どのくらい、いくらするのか。

  • 何年・何月・何日・何曜日・何時何分から準備・イベントを行うのか?
  • どこで行うのか?
  • 誰が行うのか?誰が参加するのか?
  • 何を行うのか?
  • どういう目的(目標)で行うのか?
  • どんな段取りで行うのか?
  • 何時間(何日間)行うのか?
  • 予算はいくらで行うのか?

目的
  • 人(楽しませたい・運動したい ≫ 余興、慰労、恩返し、餞別、祝い、交流、集客、健康促進など)
  • 金(儲けたい・集めたい ≫ 利益増加・集金)
  • 物(集めたい・配りたい・売りたい ≫ 物品の収集・物品の配布・物品の販売)
  • 情報(知らせたい・知りたい ≫ 知名度アップ・個人情報の収集)

イベントの目的。
  • 食事(食事会)
  • パフォーマンス(動きのあることを見せて楽しむ)
  • 見学・体験(特定の場所で、何かを見たり体験する)
  • ツアー(複数個所で、見たり体験する)
  • セミナー(講義)
  • ワークショップ(講義しながら意見交換や体験)
  • 物販(物を販売する)

情報収集
インターネットや本・雑誌で調べましょう。
本は、本屋・古本屋(有料)か図書館(無料)で探します。


企画の許可を得る
自分より立場が上の人(責任者)に、考えた企画の許可をとりましょう。
もし許可を取らないまま話を進めると、あとになって許可が下りなかったときに企画の練り直しになります。
企画のメリットとデメリットをフォローする資料を用意しておくといいでしょう。

準備するもの
人、金、物、場所を用意しましょう。
  • 指揮・代表(スタッフへの指示や外部との話し合いに参加する)
  • 司会(企画の流れをトークで仕切る)
  • 企画(アイデアを考える)
  • 製作(物を作る)
  • 準備(企画の準備・後片付けをする)
  • 経理(お金を管理する)
  • 広報(情報を発信する)
  • 受付(来場者や電話の対応・管理をする)
  • 警備(問題が起こらないか見守る)
  • 演芸(企画を盛り上げる役割をする)
  • 補助(参加者を助ける)
  • 参加者(参加する人)

上記の役割は兼務してもOKです。
当日までの日程表や当日の予定表(時間割)を作っておくといいでしょう。
ちなみに、有料で代行してくれるサービス(業者)があるので探してみるのもいいでしょう。

参加・不参加の確認
企画に参加する人がどのくらいいるのか確認しましょう。
アンケートを取るか、もしくは誰かが一人ひとりに聞いてまわります。
確認をしないまま話を進めると、あとになって不参加の申し出があったときに不都合なことが出てきます。

定員を設けて参加を受け付ける方法もあります(※定員割れしたときの対応も考えておきましょう)。
直前・途中辞退の申し出があった場合にも備えておきましょう。
また、自由参加もあります(※予定より多くの人が集まったり、少なかったりしたときのことも考えておきましょう)。

  • 予定日の○年○月○日○曜日○時に参加できるのか?
  • 予定の場所に来られるのか?
  • 企画に参加してくれるのか?
  • 何かの役割を引き受けてくれるのか?
  • 何時間(何日間)なら参加できるのか?
  • 参加費用は払えるのか?交通費は払えるのか?

参加制限を設けておいたほうが良い場合もあります。
上限や下限も考慮しましょう。
  • 年齢(イベントの内容に合った年齢※同伴者が必要なども)
  • 性別(イベントの内容に合った性別)
  • 人数(イベントの内容に合った適当な人数)
  • 時間(回転率を考慮)
  • 個数・人数(買い占め防止・占拠防止)

予算の準備
企画に参加する人からお金を集めるか、もしくは事前に予算として用意されているお金を受け取りにいきましょう。
使い道が分からないお金が出ないよう、集めたり使ったお金は帳簿にまとめ「複数の人で管理」しておきましょう。
または、入場料や参加料として支払ってもらいます。

  • 前払い(事前に支払う。例: サービスを受ける前に)
  • 支払い(事後に支払う。例: サービスが終わってから)
  • 後払い(後日、支払う。例: サービスを受けた後日)
  • 一括(一回で払う。例: 一回10万円)
  • 分割(複数回に分けて払う。例: 一回1万円×10回)
  • 出資・出費(個人に出してもらう。例: 「わたし払うね~」)
  • 割り勘(参加人数で割って支払う。例: お金を出し合う)
  • 集金(全員から集める。例: 「みんな出してよ~」)
  • 積立(少しずつ溜めておく。例: お金を出し続けて溜める)
  • 予算(用意しているところから使う。例: 「予算もらったよ~」)
  • 提供(スポンサーを集める。例: 「スポンサー付いたよ~」)

参加してもらう人の支払い方法。
  • 参加料(イベントに参加するときの支払い)
  • 入場料(イベント会場に入るときの支払い)
  • 商品・サービス代(商品やサービスひとつに対しての支払い)
  • 追加料(商品やサービスを追加するときの支払い)
  • 延長料(商品やサービスを延長するときの支払い)
  • 前売り券(前もっての支払い※当日券よりやや安い値段)
  • 当日券(当日の支払い)
  • 割引(特定の条件で安く支払い)
※お釣りを用意しておきましょう。

券売機や券売所を設けて事前精算しておく方法もあります。
飲食系のイベントならカウンターでお金を扱う必要がなく手が汚れません。
また、イベント開催日以前に券を販売しておくと、客の人数が把握でき、人数に応じた準備ができます。

場所の確保 or お店の予約
企画を行う場所を探し、確保しましょう。
場所の責任者に企画内容の許可をとっておきましょう(周辺にも影響がありそうな企画は影響範囲内の責任者にも許可を)。
お店の場合は具体的な内容をチェックしておきましょう。

  • 料金・メニュー・サービス
  • 交通
  • 外観・構造(デザイン・機能)
  • 予約時のキャンセル料と基準

場所に必要な項目。
  • メイン会場(イベントを行う場所)
  • 増設スペース(場所が足りない場合、メイン会場に隣接した場所にスペースを追加)
  • 代替スペース(場所が足りない場合、メイン会場から離れた場所にスペースを追加)
  • 駐車場(参加者・主催者の乗り物を留めるスペース)
  • 集合場所(最初に集まる場所)
  • 解散場所(最後に別れる場所)
  • 受付場所(最初に申し込む場所)
  • 精算場所(お金を払う場所)
  • 入口・出口(会場の入り口・出口)

道具・機材の用意
企画に必要な物を集めましょう。
個人で持参、貸与、新品、中古、レンタルなどがあります。
商品の購入時にはレシートをもらって残しておきましょう。
参加者に当日に必要な持参品を伝えておきましょう。

  • 厚紙・折り紙・カラーセロハン・新聞紙・アルミホイル
  • ハサミ・カッター(※切る)
  • ガムテープ・両面テープ・セロハンテープ・接着剤・のり・結束バンド(※固定する)
  • 釣り糸・タコ糸・針金(※結ぶ・吊り下げる・遠隔操作する)
  • ロッカー・長イス
  • メジャー・ものさし(※長さをはかる)

人に頼んで借りられる物は借り、もらえる物はもらい、それ以外は持ち寄るかお店で買いましょう。
注意としては、返す必要がある物は汚しすぎたり原状回復できないようにしないでください。
もし使った物を正確に元の場所に戻したいのなら、目立たない場所にセロハンテープを張り、その上から油性マジックで場所名(※例えば、机に「左2前3」と書いたとすれば、「窓側から2列目、前から3番目」の略)を書いておくといいでしょう。イベント終了後に書いておいた場所に戻し、テープをはがすと元どおりになります。

安く物品を手に入れる方法。
  • 持ち寄り(個人の所有物なので無料。必要な物を持っているとは限らない)
  • 100円均一(とにかく安い。食品類はスーパーのほうが安い。例: ダイソー、キャンドゥ)
  • ネットオークション(業者を通さないため安い。届くまで良品か分からない。例: ヤフオク)
  • リサイクルショップ(やや安い。他人の使用品なうえ、お目当ての物があるとは限らない)
  • ディスカウントショップ(イベントグッズが豊富。まあまあ安い。例: ドン・キホーテ)
  • 業務スーパー(量的に安い。食品類のみ)
  • 通販サイト(人件費が掛からないので安いし、他人の感想が見れる。届くまでイメージ通りか分からない。例: Amazon、楽天)

スタッフの服装
スタッフ全員でファッションを統一すると見た目がカッコよくなります。
ロゴや文字を入れるといいでしょう。
※イベントでファッションを統一する場合、購入代金を出したい人と出したくない人で分かれるので要注意。
種類×
帽子・バンダナカッコ良い髪型が崩れる
エプロン飲食向け女子的
前掛け飲食向け上半身なし
ハッピ楽しそう軽い印象
Tシャツ夏向けボディラインが見える
浴衣夏向け着付けが難しい
ジャンパー冬向け値段が高い
制服用途別に値段が高い

打ち合わせ・リハーサル・シミュレーション
当日に行うこと・起こりそうなことを想定しながら打ち合わせ(話し合い) or リハーサル(実践で練習) or シミュレーション(想定で議論)をしましょう。
特にマイナスな要因をフォローする方法を用意しておきましょう。
万が一にそなえて参加者には細かな規定を事前通知しておくといいでしょう。

  • スケジュールが合わない(※連絡手段・代替日の確保)
  • スペースが足りない(※増設スペース・代替スペースの確保)
  • 欠員・急病者が発生(※補充者・代理人の確保、看護方法の確立)
  • 参加者・人手が足りない(※追加参加者を募集・応援要請)
  • 時間(日数)が足りない(※予備時間・日を確保、企画の縮小化)
  • 予算が足りない(※経費削減、出資者を募集)

案内を掲示 or 配布 or 連絡
企画をみんなに知らせます。
※スタッフを募集する時にも使えます。
  • チラシ・ポスター(紙に文章や絵)
  • 看板(板に文章や絵)
  • ポップ(色紙にカラーの筆記具で文章や絵)
  • 黒板(黒板にカラーのチョークで文章や絵)
  • のぼり(旗)・垂れ幕・横断幕
  • プリントTシャツ(シャツに文字や絵)
  • 名刺(写真やイラスト入り)
  • 呼び込み(遠くから声掛け)
  • キャッチ(近づいて声掛け)
  • ネット(交流サイトに文章や画像・動画)
  • 電話・メール・LINE(通信で声や文章)
  • 案内ハガキ(文章や絵)

また、ケータイやスマートフォンの取り扱いに関しての注意があればしておきましょう。
  • ネットで無断公開される恐れがある場合「場内での撮影・録音を禁止しております。」
  • 上映・演技・演奏など音の邪魔になる場合「電源をお切りいただくかマナーモードに設定しておいてください。」
  • 転落・衝突の危険性がある場合「場内でGPS機能を利用したゲームを禁止しております。」

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当日行う企画の予定表(時間割)を知らせておくといいでしょう。
参加することによってどのようなメリットがあるかを表記しておくと、参加意欲をかきたてることができます。
注意としては過度な勧誘行為はやめましょう(※事前に宣伝のルールを決めておきましょう)。
また、必要以上に知らせると思いのほか人が集まり、時間、場所、物、費用、仕切るときなどに影響が出るので注意が必要です。

下記はインターネットサイトです。
  • Twitter(140文字の日記風サイト)
  • Facebook(実名登録制の会員制の交流サイト)
  • Google+1(会員制の交流サイト)
  • mixi(会員制の交流サイト)
  • ブログ(日記風のサイト)
  • ホームページ(説明不要)
  • YouTube(動画公開サイト)
  • ニコニコ動画(会員制の動画公開サイト)
  • Line(スマートフォン向けコメント表示アプリ)

問い合わせ先
企画に関して疑問を持つ人が出るので、答えられる人・方法を用意しておきます。
対応できる受付期間・時間帯・曜日なども必要になります。
  • 対応できる代表者
  • 公開できる連絡先(「案内」に記載できる個人 or 団体の連絡先)

当日


会場までの移動
個人で移動するか、もしくは乗り合いで乗り物に乗って移動します。
参加者(想定を上回る懸念もしつつ)の駐車スペースを計算しておかないと、路上駐車することになり問題になります。
上下関係がある場合は席順に気をつけましょう(※以下も席順には気をつけてください)。
割り勘で乗り物に乗る場合は、事前に支払い方法を考えておきましょう。
参加者が道に迷わないよう地図を掲示・配布・連絡しておくといいでしょう。
混雑が予想されるのなら駐車場の入口や建物内で込み合う場所に交通誘導員を配置するか整理券を配布しましょう。

会場での行動
入り口で受付があれば受付をして、案内されるかもしくは自分で移動し、その後待機します。
参加者を会場内に入れずに外で待機させる場合は天候の悪化時や周囲への迷惑などの問題が起こるので対処法(※屋根のある場所の確保、警備員を配置など)を考えておきましょう。
オープン前に並んでいる人への配慮をします。
長蛇の列ができている場合は誘導員を配置したり、オープン時間を前倒したり、お目当ての場所まで走る人もいるので転倒しないよう注意を呼び掛けておきましょう。
イベントの内容によって終了前時刻の何十分間か何時間前に受け付けを終了しないと、終了時刻をまたいで参加し続ける人が出てしまいます(※延長時間を設ける方法もあります)。

企画の準備
企画の準備に取り掛かります。
準備は他の工程の時間と前後を調整してください。
当日以前に準備を行う方法もあります。

開催の挨拶
開催の挨拶を行います。
食事の席で乾杯が必要であれば乾杯します。

企画を行う
企画を始めます。
司会者が仕切り、参加者が参加し、演芸係が盛り上げます。

食事を行う
食事をするなら始めます。
食事は企画の時間と前後を調整してください。
運転する者はアルコールを控えるか(ノンアルコール飲料を準備するか)、もしくは代行運転を頼んでおきましょう。

終了の挨拶
終了の挨拶を行います。

後片付け
後片付けが必要であれば行います。

会計
場所がお店であれば支払いを済ませます。
事前に支払いを済ませる方法もあります。
また、企画によってはお店の人や特別な人に「心付け(チップ)」や「お車代(※交通費)」を渡します。

帰宅
個人で移動するか、もしくは乗り合いで乗り物に乗って移動します。

後日


写真・映像・感想を楽しむ
当日に撮影した写真や映像をみんなに見てもらいます。
感想は、印刷した(写真入りの)文章を見てもらいます。
全員に配布すると作成料がかかりますが、掲示板に貼り付けたりインターネットサイトに掲載して自由に見てもらうようにすれば安くなります。
※公に顔を公開されたくない方もいるので注意してください。

反省会
再び企画を行うのであれば、行った企画の改善点をまとめておきます。
次回からは改善した企画を行います。
記憶が新しいうちに、参加者・運営に関わった者にアンケートをとるのもいいでしょう。

発生しそうな問題


金品編
  • 売り切れ・売れ残り(途中で材料・容器の不足、終了後に余る)
  • ゴミのポイ捨て(ごみ箱不足、マナーの周知不足)
  • 機材トラブル(道具の問題で続行不可)
  • 資金・お釣り不足(資金難で活動一時停止・続行不可)

人間編
  • 時間不足(当日までに用意できない)
  • 客不足・渋滞(魅力が足りず客不足、長蛇の列で苦情)
  • 混雑・人手不足(人が集まりすぎてパニック)
  • 火事・ガス爆発(器具の不適切な使用による発火・爆発)
  • ナンパ行為(異性に対する過度な誘い)
  • 部外者の進入(関係者以外の立ち入り)
  • 盗難・盗撮(事件の発生)
  • ルール違反(違反行為で活動の一時停止・続行禁止)
  • 画像・動画、個人情報の無断公開(掲示板・SNSなどに、個人が特定できる情報を公開)
  • 問題のある情報の公開(不謹慎・著作権違反・差別など、世間から批判される情報を公開)

環境編
  • 天候悪化(雨、風、雷で続行不可)

中止基準


降水確率
イベント前日か当日の降水確率で中止を判断します。
ただし実際に雨が降るかどうかはその時になるまでわかりません。
通り雨(一時的に降るだけ)や少雨(パラつく程度)などもあるので難しい判断を迫られることもあります。
特に夏場や季節の変わり目(2月)は天候が不安定になります。
新聞(※天気予報欄でチェック)・テレビ(※ニュース番組や気象番組)・テレビのデータ放送(※番組視聴中にテレビリモコンのDボタンを押す)・パソコン向けインターネットサイト・スマートフォン向けサイトなどで確認できます(以下、同様)。

注意報・警報
注意報・警報が出された時点で中止します。
イベントを長時間行う場合は最中にも確認が必要です。

台風の進路
台風の進路を見て判断します。
ただし実際に来た時の状況(影響)はその時々で違います。

実際の天気
雨、風、雷、雪など、その時の目視や体感で判断します。

計測
雨量(雨量計)、風速(風速計)、高温(温度計)、人数(列の長さ)など、その場で計測できる数値で判断します。
危険な数値を超えた時点で中止します。

イベントが行えない場合の対処法


一時退避・一時休止
屋外でイベントを行っているときに天気が急変した場合、一時的に屋根がある場所や避難する建物を確保しておく必要があります。
場所の構造上必ず用意できるとは限りませんが、あとから責任追及をされる恐れがあるので一応考慮しておきます。
例えば、イベントの参加者に雷が落ちる事故が実際に起きています。
退避場所を確保できなくても適切なアドバイスができる文言と方法を用意しておくといいでしょう。

また、屋外屋内問わず雷鳴時(落雷時)には使用している電子機器(パソコンなど)が壊れる恐れがあるので、一時的にイベントを休止させるか完全に中止することも考慮しておきます。
ちなみに、インターネットカフェ(インターネットができる店)は利用規約に雷に関する文言が明記されています。

時間・日を変更
時間や日を変更します。
日にちを変更した場合は、参加者がスケジュールを調整する必要があります。
また、何かを予約していた場合は変更を伝えなければなりませんが、話が急すぎると変更できなくなる恐れやキャンセル料が発生する可能性があります。

取りやめ
イベントを取りやめにします。
準備(費用)が無駄になります。
事前に「取りやめ基準」を参加者に伝えておく必要があります。
参加料を集めていた場合は払い戻す必要があり、すでにイベントの準備を使用していた場合は赤字になります。
また、イベントが行われる場所まで移動したのにも関わらず取りやめになった場合は、参加者の交通費が無駄になる恐れや不満(※交通費の請求)が出る可能性があります。
お店の場合は、断るタイミングによってキャンセル料が発生します。
「日を変更」や「取りやめ」を決定した場合は、すぐさま参加者全員に連絡しておかないと何も知らずに訪れさせて無駄足にさせてしまいます。
ちなみに、「興行中止保険」という取りやめになった時のための保険があります。

代替企画を行う
予定していた場所か、もしくは別の場所でイベントを行います。
問題が発生したときのために、事前に代替企画を行うことを参加者に伝えておく必要があります。
あらかじめメイン企画と代替企画の二種類を用意する必要があります。
例えば、屋外で予定していたイベントが雨で中止になった場合に、屋内で何かできることを用意しておきます。
代替企画はメイン企画で準備した物を使いまわすか、もしくはまったく別の物を用意しておく必要があります。

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